Бухгалтерские документы (для бюджетной сферы)
	
	Смотрите в этом материале:
Требования к бухгалтерским документам
Первичные учетные документы
Дополнительные документы
Использование копий первичных учетных документов
Электронное актирование в ЕИС

В бухгалтерию организаций бюджетной сферы непрерывно поступает поток самых разных документов, на основании которых в учете отражаются факты хозяйственной жизни. Немало документов формируют и сами сотрудники бухгалтерской службы.
Все эти документы подлежат проверке:
1) по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов);
2) по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).

Качественно разработанный график документооборота поможет организации бюджетной сферы:
- систематизировать разрозненную информацию о перечне первичных учетных документов (иных документов), обрабатываемых в учреждении, сроках их оформления и хранения, ответственных должностных лицах (подразделениях);
- оптимизировать учетные процедуры;
- определить оптимальное число исполнителей для обработки каждого первичного документа;
- контролировать движение документа и работу должностных лиц учреждения.

В силу своих полномочий Росархив разработал Примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях в целях повышения эффективности работы с документами (приказ Росархива от 11.04.2018 N 44).
Документ регламентирует правила подготовки документов, технологию работы с ними, организацию их текущего хранения и подготовки к передаче в архив организации на единой правовой и методической основе.
Требования к делопроизводству распространяются на все государственные организации независимо от их организационно-правовой формы, целей и видов деятельности. Установленные правила касаются управленческих документов на любых носителях. Примерная инструкция служит основой для разработки индивидуальной инструкции по делопроизводству учреждения, в которой должны быть урегулированы в том числе:
- порядок подготовки и оформления отдельных видов документов;
- процедура согласования проектов документов, их подписания и утверждения;
- организация документооборота и доступа к документам;
- вопросы изготовления, учета, использования и хранения печатей, штампов, бланков документов, носителей электронных подписей.
Примерная инструкция содержит в виде приложений образцы управленческой документации.

Требования к бухгалтерским документам

Принципиально важно, чтобы все бухгалтерские документы оформлялись в строгом соответствии с существующими стандартами и содержали все обязательные реквизиты. Только документ, содержащий обязательные реквизиты первичного учетного документа и надлежаще подписанный сторонами сделки, может быть принят к учету (письмо Минфина России от 20.09.2019 N 24-03-07/72565).

	Отсутствие в первичном учетном документе обязательного реквизита (в частности, величины денежного измерения факта хозяйственной жизни) рассматривается ревизорами в качестве нарушения, ответственность за которое установлена ст. 15.11 КоАП РФ и ст. 15.15.6 КоАП РФ (см. решения Фрунзенского райсуда г. Владимира Владимирской области от 18.02.2019 по делу N 12-13/2019, Сыктывкарского горсуда Республики Коми от 06.03.2017 по делу N 12-474/2017).

При оформлении бухгалтерских документов могут иметь место несущественные, малозначительные дефекты. Обоснованность принятия к учету документов с такими дефектами, как правило, удается доказать в суде, а иногда и непосредственно в ходе контрольных мероприятий. Однако осознанное принятие к учету подобных документов существенно увеличивает риски неэффективного использования денежных средств и рабочего времени сотрудников учреждения в будущем.
Таким образом, все специалисты бухгалтерии, а также сотрудники, ответственные за создание или приемку бухгалтерских документов, должны быть проинформированы о стандартах, в соответствии с которыми такие документы должны оформляться. Это позволит избегать ошибок при создании документов непосредственно в бухгалтерии. Более того, можно будет свести к нулю приемку документов, оформленных с нарушениями:
- сотрудниками иных структурных подразделений учреждения;
- контрагентами организации.

Первичные учетные документы

Основанием для отражения в бухгалтерском учете информации об активах и обязательствах, а также операций с ними являются первичные учетные документы (ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ; п. 20 Стандарта "Концептуальные основы ...", Приложение N 5 к Приказу N 52н). Такие документы могут оформляться в организации бюджетной сферы (например, Акты о приемке-передаче объектов нефинансовых активов) или поступать от контрагентов (например, накладные поставщиков).

	Списание дебиторской задолженности при отсутствии документа, подтверждающего факт исполнения контрагентом обязательств, может послужить основанием для привлечения должностного лица к административной ответственности по ст. 15.15.6 КоАП РФ за представление недостоверной бюджетной отчетности (см. решение Центрального райсуда г. Оренбурга Оренбургской области от 03.10.2019 по делу N 12-255/2019, постановление Ольского райсуда Магаданской области от 13.11.2019 по делу N 5-545/2019, решение Верховного Суда Республики Тыва от 06.02.2015 по делу N 21-13/2015).

Кроме того, согласно п. 318 Инструкции N 157н в учетной политике организации бюджетной сферы должен быть определен перечень документов - оснований для отражения принятых обязательств на счете 502 00 (см. образец). В этот перечень могут быть включены документы, не относящиеся к первичным (счета, счета - фактуры, приказы о направлении в командировку и т.п.). При разработке перечня можно учесть, в частности, положения Приложения 3 к Порядку, утв. приказом Минфина России от 30.10.2020 N 258н.

	Надлежащим образом оформленный документ о приемке товара (работы, услуги) подтверждает факт проведения силами заказчика экспертизы, предусмотренной ч. 3 ст. 94 Закона N 44-ФЗ (письмо Минэкономразвития России от 12.07.2016 N Д28и-1778).

Согласно ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ по формам, установленным в соответствии с бюджетным законодательством, должны оформляться первичные документы:
- создаваемые непосредственно в учреждении;
- поступающие в учреждение из иных организаций бюджетной сферы.
На практике это означает, что в указанных выше случаях при оформлении фактов хозяйственной жизни обязательно должны применяться унифицированные формы документов класса 05 "Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации государственного сектора управления" ОКУД, утв. Приказом N 52н. Унифицированные формы иных классов в организациях бюджетной сферы должны обязательно применяться в том случае, если это прямо предусмотрено Приложениями к Приказу N 52н или иными правовыми актами уполномоченных органов на основании федеральных законов (см. письмо Минфина России от 03.04.2018 N 02-07-10/21628).

	Положения Инструкций по применению Плана счетов (в прежних редакциях) в части первичных учетных документов применялись только до перехода организации бюджетной сферы на формирование документов в соответствии с Приказом N 52н, то есть до внесения соответствующих изменений в учетную политику (п. 5 приказа Минфина России от 06.12.2010 N 162н, п. 2 приказа Минфина России от 16.12.2010 N 174н, п. 2 приказа Минфина России от 23.12.2010 N 183н)*(1).

Если в соответствии с приведенным выше порядком учреждение не обязано применять унифицированную форму или такая форма отсутствует, к учету можно принимать первичные документы, оформленные в произвольном порядке. А вот организации негосударственного сектора, индивидуальные предприниматели (ИП) по общему правилу вправе:
- самостоятельно разрабатывать формы всех применяемых первичных документов;
- полностью или выборочно использовать унифицированные формы.
Формы первичных документов, определяемые руководителем экономического субъекта, обязательно должны содержать реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ и п. 25 Стандарта "Концептуальные основы..."). Таким образом, учреждения обязаны принимать от организаций негосударственного сектора и ИП документы, составленные без использования унифицированных форм, в т.ч. универсальные передаточные документы (письмо Минфина России и Федерального казначейства от 30.03.2015 NN 02-03-09/17449, 07-04-05/05-196). Вместе с тем, условиями договоров (контрактов), заключаемых организациями бюджетной сферы, может быть предусмотрено предоставление форм первичных учетных документов установленной формы (письмо Минфина России от 11.12.2014 N 02-06-05/64022).

	До 1 января 2021 года при оформлении больничного листа в форме электронного документа застрахованному лицу в личный кабинет направлялся в электронной форме информационный лист об оформленном бюллетене и о начисленных выплатах и пособиях, подписанный соответствующими подписями. С точки зрения Минфина России, этот информационный лист следует рассматривать как первичный учетный документ для начисления работнику пособия по временной нетрудоспособности. В целях реализации требований ст 29 Закона N 402-ФЗ, предусматривающих хранение первичных учетных документов, учреждение вправе направить запрос в ФСС об удостоверении полученных электронных больничных листов и содержащихся в них сведений (письмо Минфина России от 14.01.2021 N 02-07-10/1612).

Порядок оформления факта оказания услуги (возникновения обязательств в рамках соответствующего договора) устанавливается условиями договора с учетом обычаев делового оборота и действующего законодательства. Оформление выполнения услуг односторонним акцептом на документе по получению сведений (с учетом акцепта стороны договора по оказанию услуг действием получения сведений), в случае когда такие условия предусмотрены порядком оказания услуг, не противоречит правилам ведения бухгалтерского учета (письмо Минфина России от 11.10.2019 N 02-07-10/78399).
Также для оформления факта выполнения работ или оказания услуг учреждение может дополнить счет-фактуру необходимыми реквизитами, утвердив такую форму в рамках учетной политики (письмо Минфина России от 10.01.2020 N 02-06-10/391).
Среди обязательных реквизитов первичного учетного документа не упоминается печать организации (письмо ФНС России от 13.01.2016 N СД-4-3/105@). В то же время ее наличие на самостоятельно разработанной или унифицированной форме первичного документа не может рассматриваться в качестве нарушения (письмо Минфина России от 06.08.2015 N 03-01-10/45390). Напомним также, что ИП и хозяйственные общества могут, но не обязаны иметь печать (см., в частности, п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью", п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах", см. также письмо ФНС России от 04.03.2020 N КВ-4-14/3735@).

	При любых обстоятельствах должно соблюдаться несложное правило: каждая бухгалтерская запись (проводка) в регистрах бухгалтерского учета может быть отражена только на основании какого-либо первичного документа или свода первичных документов. Если соответствующая унифицированная форма отсутствует (не должна применяться), а разработка специальной формы для оформления конкретного факта хозяйственной жизни нецелесообразна, должна оформляться Бухгалтерская справка (ф. 0504833).

Первичные учетные документы являются главным документальным свидетельством совершения той или иной операции. Иные документы могут подтверждать факт хозяйственной жизни только косвенно и служат, как правило, для получения более детальной информации о совершенной хозяйственной операции и об обстоятельствах, сопутствующих ее совершению.
Как уже было указано выше, по общему правилу записи в учетных регистрах осуществляются на основании первичных документов. В то же время при необходимости постоянной обработки больших объемов однородных первичных документов в учетной политике можно предусмотреть возможность составления сводных учетных документов, на основании которых бухгалтерские записи будут отражаться в регистрах учета. Формы сводных учетных документов утверждаются Минфином России, а в случае отсутствия какой-либо формы она разрабатывается учреждением самостоятельно.

Пример. Использование первичных учетных документов
	
	I. При приобретении учреждением имущества, которое в дальнейшем будет приниматься к учету в составе основных средств, его постановка на учет на счет 106 01 "Вложения в основные средства" может осуществляться на основании первичных учетных документов, оформленных поставщиком, например, на основании Товарной накладной (ф. N ТОРГ-12). А вот оформить первичный документ для включения этого имущества в состав основных средств необходимо уже в самом учреждении. Например, основное средство может быть принято к учету на основании Акта о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101) или Приходного ордера на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207), оформленного профильной комиссией госучреждения. А основанием для составления такого Акта будут первичные документы контрагентов, подтверждающие факт поставки имущества и осуществление иных расходов, а также техническая документация на объект.
II. Учреждение оплачивает физическому лицу стоимость оказанных им услуг в соответствии с гражданско-правовым договором. По итогам оказания услуг первичные документы могут не составляться. Однако целесообразно подтвердить факт оказания услуг двусторонним Актом, составленным в произвольной форме с указанием всех обязательных реквизитов. На основании этого документа стоимость оказанных услуг списывается в дебет счета 401 00 "Финансовый результат экономического субъекта" или 109 00 "Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг".
III. Основное средство, приобретаемое учреждением за счет средств, полученных от платной деятельности, планируется использовать в рамках приносящей доход деятельности одновременно как в облагаемых, так и в не облагаемых НДС операциях. Сумма "входного" НДС, учтенная при поступлении имущества на счете 210 10, списывается в дебет счетов 109 00 и 303 04 "Расчеты по налогу на добавленную стоимость" на основании Бухгалтерской справки (ф. 0504833).

Дополнительные документы

Для подтверждения законности (обоснованности, эффективности) той или иной хозяйственной операции, отражаемой в учете, к первичным учетным документам, как правило, прилагаются самые различные дополнительные документы.
I. К таким документам прежде всего относятся договоры (контракты) или их копии со всеми приложениями и дополнениями. Чем подробнее в этих документах будут описаны условия, спецификации, ответственные лица и прочие существенные обстоятельства, тем меньше вопросов будет возникать у контролирующих органов.
II. Распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на осуществление той или иной хозяйственной операции. Общие правила оформления организационно-распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов, решений, протоколов, актов, писем и др.) определяет ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст (до 1 июля 2018 года - ГОСТ Р 6.30-2003).
Например, заработная плата (в том числе премии) начисляется, в частности, на основании различных приказов руководителя учреждения, а по итогам начисления составляются соответствующие ведомости. Другой пример: наличные денежные средства выдаются под отчет по расходному кассовому ордеру на основании решения (распоряжения) руководителя учреждения, принимаемого на основании письменного заявления подотчетного лица. В отдельных случаях распорядительные документы могут оформляться с применением унифицированных форм (например, N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу"), а в иных ситуациях - в порядке, определенном в госучреждении, с учетом дополнительных требований, установленных на уровне публично-правового образования или отдельного ведомства.
III. Помимо распорядительных документов важное значение имеют документы, обосновывающие те или иные решения (расчеты, заключения профильных комиссий организации, отчеты исполнителей, технические задания, заявки и т.п.). Оформляются они в произвольной форме.
Например, уже на этапе принятия решения о приобретении того или иного имущества в учреждении должен быть сформирован "набор аргументов", обосновывающих применение соответствующей статьи КОСГУ - 310 или 340 (с учетом детализации). Итогом подобной работы может стать оформленное в письменной форме заключение комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов.
IV. К первичным документам также могут прилагаться документы, оформляемые в произвольной форме согласно обычаям делового оборота. К таким документам относятся, например, счета - в настоящее время нормативными правовыми актами единая форма счета не установлена (см. также письма Минфина России от 09.04.2009 N 02-03-07/1970, Федерального казначейства от 10.04.2009 N 42-5.1-13/14).
Пример. Как учреждению составить счет на оплату
	
	Иногда у учреждения возникает необходимость составить счет на оплату. Так как унифицированная форма счета не установлена, учреждению необходимо разработать ее самостоятельно. По нашему мнению, целесообразно включить в форму счета следующие реквизиты:
- номер;
- дата;
- наименование учреждения;
- адрес;
- ИНН, КПП;
- платежные реквизиты;
- код для зачисления доходов;
- наименование получателя услуг, работ, товаров;
- наименование услуг, работ, товаров и показатели, в которых они измеряются (например, единица измерения, количество, цена, сумма);
- НДС, если реализация услуг, работ или товаров облагается НДС;
- итоговые показатели (например, всего к оплате, всего наименований услуг, работ, товаров на сумму);
- подписи и расшифровки подписей руководителя и главного бухгалтера;
- печать учреждения.

Совсем не лишними будут и документы, позволяющие при необходимости доказать, что у контрагента имелись трудовые и материальные ресурсы, необходимые для исполнения условий договора (контракта) (представленные контрагентами копии договоров аренды помещений, автомобилей и оборудования, паспортов транспортных средств (ПТС), свидетельств о праве собственности на объекты недвижимости, штатных расписаний и т.п.).
Целесообразно также сохранять всю переписку с представителями контрагентов, а также документы, подтверждающие полномочия физических лиц, с которыми велась такая переписка.
V. И наконец, отдельные документы могут приниматься (создаваться) прежде всего в целях организации налогового учета (например, счет-фактуры).

Использование копий первичных учетных документов

В ряде случаев сотрудникам бухгалтерских служб приходится работать не с оригиналами, а с копиями первичных учетных документов. Так, например, контрагенты в силу различных обстоятельств могут передавать первичные документы по факсу или с использованием электронной почты (без применения электронной подписи). Кроме того, копии документов в отдельных случаях могут изготавливаться учреждением при формировании им электронных первичных учетных документов (с применением электронной подписи).
Согласно подп. 23 п. 3.1 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (далее - ГОСТ Р 7.0.8-2013), утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст, копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
В свою очередь, заверенная копия документа - это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (подп. 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013).
В соответствии с п. 5.26 Государственного стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016, при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют:
- заверительную надпись "Верно";
- должность лица, заверившего копию;
- личную подпись;
- расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
- дату заверения.
Кроме того, допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. Однако электронный скан-образ документа, подписанный усиленными квалифицированными электронными подписями указанных в документе лиц, не всегда может заменить подлинник (письмо ФНС России от 17.05.2016 N АС-4-15/8657@).

	Приведенные выше положения ГОСТа Р 7.0.97-2016 носят рекомендательный характер и распространяются на унифицированные формы документов. В то же время их желательно применять и в отношении не унифицированных форм первичных учётных документов.

Анализ положений ст. 9 Закона N 402-ФЗ показывает: данная норма не содержит прямого запрета на использование в качестве первичного учетного документа его копии. Более того, ч. 8 ст. 9 Закона N 402-ФЗ и п. 32 Стандарта "Концептуальные основы ..." предусматривают требование о включении в состав документов бухгалтерского учета копий первичных документов, если их оригиналы изымаются в установленном порядке.
Согласно п. 32 Стандарта "Концептуальные основы ..." скан-копии первичных учетных документов, содержащих собственноручные подписи (сформированных на бумажном носителе), принимаются к бухгалтерскому учету в случае их соответствия положениям п. 26 Стандарта "Концептуальные основы..." и при условии удостоверения соответствия скан-копии подлиннику документа квалифицированной электронной подписью лица, ответственного за оформление указанным документом факта хозяйственной жизни и (или) лица, ответственного за формирование и (или) передачу такой скан-копии.
Таким образом, полученные от контрагентов по факсу или с использование электронной почты копии первичных документов могут использоваться только в целях оперативного принятия управленческих решений. Для целей бухгалтерского учета все-таки необходимо получать от контрагентов их оригиналы.

Кроме того, целесообразно, чтобы выполнялись следующие условия:
1) документ должен быть скопирован полностью (иными словами, в копии должна содержаться вся информация, содержащаяся в оригинале);
2) речь идет о копии документа, который изначально был составлен по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, либо содержал все обязательные реквизиты;
3) копия не просто заверена в соответствии с требованиями стандартов, но содержит оригинальные подписи всех должностных лиц, ранее подписавших первичный документ, а также оригинальные оттиски печатей соответствующих организаций;
4) в случае наличия в заверяемых документах более одного листа все листы копий прошиты, пронумерованы и скреплены подписью и печатью.

Обойтись полностью без формирования копий первичных (сводных) учетных документов на бумажных носителях не получится даже в том случае, если в учреждении такие документы формируются в электронном виде с использованием электронной подписи и хранятся на машинных носителях (заверять копии электронных документов желательно в соответствии с положениями ГОСТа Р 7.0.97-2016). При формировании копии электронного документа на бумажном носителе целесообразно проставлять отметку "Копия электронного документа" (письмо Минфина России от 03.06.2014 N 02-07-05/26571).
Согласно чч. 6, 8 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. 32 Стандарта "Концептуальные основы..." и п. 17 Инструкции N 157н копии на бумажных носителях необходимо формировать:
1) если законодательством РФ или договором предусмотрено представление сформированных в электронной форме первичного учетного документа - по требованию другого лица или государственного органа;
2) по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры;
3) если машинные носители, на которых хранятся электронные документы, изымаются в установленном порядке (сами копии включаются в документы бухгалтерского учета).
Копии электронных документов на бумажном носителе заверяются в соответствии с положениями учетной политики учреждения (единой учетной политикой при централизации учета).

	Помимо перечисленных выше случаев организации бюджетной сферы не обязаны формировать копии электронных первичных (сводных) учетных документов. Однако в их учетной политике может содержаться требование о формировании копий таких документов в целях оптимизации учетных и организационных процедур внутри организации. Конкретный порядок создания, хранения и заверения подобных копий должен быть установлен локальным правовым актом учреждения.

Электронное актирование в ЕИС

В качестве документа о приемке исполнения по контракту, как правило, выступает накладная, акт приемки-передачи товара, акт выполненных работ (оказанных услуг) (см. также письма Минэкономразвития России от 31.12.2014 N Д28и-2904, от 09.12.2014 N Д28и-2709). Привычной формой таких документов является оформление в печатном виде. То есть документ распечатывается в двух экземплярах и подписывается сторонами. Обмен документами может осуществляться при личном контакте или путем отправки по электронной почте.
Наряду с таким оформлением приемки исполнения по контракту в настоящее время Федеральным казначейством в единой информационной системе (ЕИС) реализована процедура электронного актирования: когда документ о приемке товаров, работ или услуг формируется и подписывается электронной подписью в электронной форме посредством функциональных возможностей ЕИС (письмо Федерального казначейства и ФНС России от 18.12.2019 NN 14-00-06/27476, АС-4-15/26126@). Такой вариант формирования документа о приемке исполнения по контракту позволяет минимизировать бумажный документооборот и оптимизировать порядок взаимодействия заказчиков и исполнителей, в том числе, процесс оплаты.

	По закупкам, извещения об осуществлении которых размещены в ЕИС с сфере закупок начиная с 1 мая 2021 года, в соответствии с п. 11 5 постановления Правительства РФ от 09.12.2020 N 2050 заказчик обязан предусмотреть в контрактах положение о возможности формирования и подписания документов о приемке товаров, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги, а также отдельных этапов исполнения контракта в форме электронного документа в ЕИС в сфере закупок.
Данное требование распространяется на главных распорядителей средств федерального бюджета, которые включены в перечень, утвержденный распоряжением Правительства РФ, и подведомственных им получателей средств федерального бюджета (см. письмо Минфина России от 13.05.2021 N 09-02-09/36934). Такой перечень утвержден распоряжением Правительства РФ от 18.06.2021 N 1659-р.

Документ о приемке исполнения по контракту, сформированный в электронном виде и подписанный электронной подписью, является альтернативой и равнозначен документу на бумажном носителе (п. 32 Стандарта "Концептуальные основы", ч. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи").

В ЕИС можно сформировать:
- УПД (счет-фактура и передаточный документ (акт));
- УПД (передаточный документ (акт));
- Счет-фактуру.

Для этого исполнителю (поставщику) нужно зайти в единый реестр участников закупок, найти ссылку "Исполнение контрактов", выбрать заключенный контракт и создать по нему электронный акт. Далее нужно заполнить всю необходимую информацию по акту. При этом большинство информации загружается автоматически из системы.
Когда вся информация внесена в форму электронного акта, нужно его сформировать, подписать и направить заказчику. После этого электронный акт появится в личном кабинете заказчика, где он его проверит и заполнит со своей стороны необходимую информацию. На этом электронная приемка будет окончена.
Исходя из порядка приемки товаров, работ или услуг посредством электронного актирования, реализованного в ЕИС, логично предположить, что такое взаимодействие заказчика и поставщика (исполнителя) должно быть взаимно согласовано. К примеру, в контракте можно предусмотреть возможность приемки исполнения контракта с использованием ЕИС по согласованию сторон.

	После приемки исполнения по контракту электронный акт необходимо разместить в реестре контрактов (п. 13 ч. 2 ст. 103 Закона N 44-ФЗ).

В случае истребования у налогоплательщика документа о приемке товаров (выполнении работ, оказании услуг) в рамках исполнения контракта (отдельного этапа исполнения контракта), сформированного в ЕИС в электронной форме, он представляется в налоговый орган по телекоммуникационным каналам связи в порядке, определенном ФНС России в соответствии с п. 4 ст. 31 и ст.ст. 93 и 93.1 НК РФ (приказы ФНС России от 18.01.2017 N ММВ-7-6/16 и от 16.07.2020 N ЕД-7-2/448@). Аналогичный порядок может быть использован налогоплательщиком для представления в налоговые органы приложенных к документу о приемке товаров (выполнении работ, оказании услуг) файлов скан-образов документов, созданных на бумажном носителе (в случае их истребования в рамках налоговых проверок). В случае истребования налоговым органом документов, содержащих дополнительную информацию к информации, отраженной в сформированном в ЕИС документе о приемке товаров (выполнении работ, оказании услуг) в рамках исполнения контракта (отдельного этапа исполнения контракта) в электронной форме, составленных в электронной форме не по формату, установленному ФНС России, такие документы передаются на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа электронной подписью (письмо Федерального казначейства и ФНС России от 18.12.2019 NN 14-00-06/27476, АС-4-15/26126@).
_______________________
*(1) Организация бюджетной сферы самостоятельно принимает решение о дате начала применения новых форм, утвержденных Приказом N 52н (см. письма Минфина России от 10.06.2015 N 02-07-07/33768, Федерального казначейства от 10.06.2015 N 07-04-05/02-374). Желательно, чтобы эта дата была согласована с вышестоящей организацией и утверждена локальным документом организации (учетной политикой).